定义组织的工作流程是了解公司员工如何创造价值的好方法。工作流程可以从次要任务到需要特定技能或知识的主要流程。了解什么是工作流程、你可能遇到的工作流程类型以及如何优化它们可以帮助团队变得更有效率和生产力。在本文中，将解释什么是工作流程，探索不同的类型并讨论如何优化工作流程。

什么是工作流程？

工作流程是员工用来为公司创造价值的任何方法。公司经常创建公司或行业特定的工作流程来完成任务。例如，制造公司可能会创建一个特定的工作流程来生产其产品系列，而营销公司可能会创建一个工作流程来建立新的社交媒体广告活动。你几乎可以将员工为创造价值和完成项目所做的任何事情都包含在工作流程的定义中。

工作流程的类型

需要考虑三种类型的工作流程：

1.高层次的工作流程

高级工作流程是存在于员工最基本理解水平的任何行动或程序。这些流程简单易懂，有助于完成基本或次要任务和项目。工作过程依赖于单一输入和单一输出的简单公式。例如，员工提交项目批准表，经理批准后项目开始。提交是输入，而批准是过程输出。高级工作流程最适用于简单项目，尽管它们也是更复杂项目的关键组成部分。

2.中级工作流程

中级工作流程比高级流程包含更多细节。它们通常包括部门之间的任何沟通或协作，并描述有关工作过程中重大决策的一些细节。例如，如果营销和会计团队正在共同制定营销预算，则中级工作流程有助于组织和描述完成该预算的任务、谁负责项目的哪些部分以及每个部门对预算。中间工作流程通常最适合复杂性较小或依赖协作努力的项目。

3.细化级工作流程

详细级别的工作流程包括最多的细节。详细的工作流程通常包括有关项目或任务的以下信息：

l 步骤所有权：这描述了项目的哪些团队成员负责流程中每个步骤的所有权。

l 步骤过渡：这解释了过程中发生过渡的位置，包括谁启动了项目步骤之间的过渡阶段。

l 沟通：这描述了团队如何就项目细节和步骤进行沟通。

l 支持信息：这包括有关工具、文件、程序或每个步骤的必要表格的信息。

l 决策点：这详细说明了团队成员或利益相关者在每个步骤中做出重要决策的位置。

如何为你的团队优化工作流程

优化工作流程有助于提高团队生产力和效率。你可以采取以下步骤来优化工作流程：

1.提问和回答问题

当你形成新的工作流程或优化旧的工作流程时，提出问题以鼓励沟通和协作非常重要。你还可以在进度、结束对话和解决工作流程可能导致的任何问题时提供对先前问题的答案。鼓励团队回答有关他们认为不是最佳或可能需要重大改变的流程的问题。探索以前流程的任何具体挑战，例如由于缺乏工具、资源或组织而造成的缓慢点或障碍。为每个团队成员提供机会，就他们在公司流程方面的个人经验发表意见。

2.使用可视化工具构建新流程

当你优化工作流程时，可视化工具可能是极好的资源，因为它们有助于为书面或口头信息提供上下文。考虑为每个项目创建流程图，以显示每个步骤的进展情况、每个任务的负责人以及完成项目所需的工具或步骤。你可以使用生产力软件创建图形、图表或其他视觉效果，以帮助每个人更好地了解项目过渡。有时，当你可以看到进度而不是阅读每个步骤时，会更容易理解进度。视觉媒体还可以创造提问和回答问题的机会。

3.减少项目量

有时，对工作流程或项目最好的做法是简化它并减少工作量。复杂的项目通常源于高工作量或高容量，因此减少这可能会使事情变得更简单。考虑将大型、复杂的项目拆分为更小、更易于管理的项目，并拥有自己的工作流程。一些项目可以从更集中的方法中受益，团队一次处理项目的一个部分。这使团队可以将精力集中在较大项目的较小部分上，并且可以随着项目的进展帮助开发工作流程。

4.经常分析你的流程

在项目之前、期间和之后分析每个工作流程可以帮助你和你的团队了解在哪些方面进行改进以及你可以在哪些方面表现出色。例如，一个团队可能在项目的头脑风暴和计划阶段表现出色，但在项目的初始阶段需要改进。频繁的分析可以更快地识别错误、障碍或挑战，并在团队成员之间建立更多的责任感，从而有助于流程优化。让每个团队成员对其在每个项目中的角色负责，并尽可能考虑执行工作流程分析。

什么是工作过程分析？

工作流程分析是团队用来解构项目中每个工作流程并确定他们可以改进的地方的方法。通过定义工作流程中的每个步骤、工具和方法，团队可以使流程更加高效。工作过程分析通常包括三个阶段：

l 文档：记录工作流程的每个组成部分并分析每个流程的任何必要文档。

l 衡量：衡量每个工作流程，以确定将项目分解成更小的部分是否可以提高效率。

l 分析：分析所有团队的努力和流程，以确定哪里出现错误、哪里存在挑战以及哪里需要改进。